W XIX w. Walijczyk Robert Owen postulował wprowadzenie trójpodziału doby wedle zasady „8 godzin pracy, 8 godzin odpoczynku i 8 godzin snu”. Choć myśl ta ma swoje korzenie w benedyktyńskim podejściu rodem z VI w., to dwieście lat temu ludzie pracowali średnio po kilkanaście godzin dziennie.
Wprowadzenie ośmiogodzinnego systemu pracy uznawane jest za wielkie zwycięstwo socjalistów i początek obecnych standardów. W Polsce wprowadzono taki czas pracy już w 1918 r. (choć pracowano wtedy również w soboty), a obecnie czterdziestogodzinny tydzień pracy regulowany jest zapisami Kodeksu pracy.
Jak to jest, że pracujemy tak krótko, a mamy tak mało czasu?
Paradoksalnie, choć pracujemy dużo krócej niż XIX w., to tego czasu mamy jeszcze mniej. Nadgodziny, dojazdy, kolejki w sklepach i urzędach powodują, że wielu z nas pozostaje ledwie kilka godzin dziennie, które możemy spędzić tak jak chcemy. Czy jest jakiś sposób by to zmienić? Albo jak zagospodarować ten czas, aby dobrze go wykorzystać?
W kulturze anglo-europejskej czas postrzegany jest segmentarycznie. Liniowe ujęcie czasu determinuje przebieg naszego dnia – zajęcia planujemy modułowo w następstwie po sobie. Rozkład dnia jest więc sekwencją zdarzeń rozpocznynających się kolejno po zakończeniu poprzedniego. Ten „modus operandi” jest więc dla nas naturalny, ze względu na krąg etniczny, z którego się wywodzimy. Z uwagi na powyższe tak ważne jest realizacja założonego harmonogramu, która nie tylko wpływa na to jak postrzegają nas inni (terminowość, rzetelność), ale przede wszystkim jest w zgodzie z naszym wewnętrznym zegarem.
W celu efektywnego zarządzania czasem należy go sobie dobrze zorganizować. Jest to możliwe jeśli zastosujesz kilka podstawowych zasad.
Metody organizacji czasu
Określenie CELU
Po pierwsze musimy zdefiniować co chcemy osiągnąć. Niezależnie od tego czy chcesz awansować w pracy, skończyć studnia albo przebiec bez problemu maraton należy to precyzyjnie określić. Cel musi być dobrze sprecyzowany, bo tylko wtedy możemy zdefiniować kroki niezbędne do jego uzyskania. Niezbędne jest także wyznaczyć rzeczywisty czas, jaki jest nam potrzebny do osiągnięcia celu. W niektórych przypadkach jest to prostsze, bo okres ten jest narzucony „z góry” np. studia trwają pięć lat. W pozostałych sami musimy termin określić.
Ścieżka krytyczna
Wiedząc już jakiego końcowego rezultatu oczekujemy, musimy ustalić jakie pośrednie kroki musimy wykonać, aby go zrealizować. Nie wejdziesz od razu na Mount Everest, ani nie zdasz egzaminu z języka obcego bez odpowiedniego przygotowania. Najpierw trzeba realnie oszacować punkt, od którego zaczynamy. Ścieżka krytyczna będzie miała zupełnie inny przebieg u osoby, która chce ukończyć triathlon i świetnie pływa, niż u kogoś kto dopiero pierwszy raz wejdzie do basenu. Znając punkt wyjścia i pożądany końcowy efekt, definiujemy poszczególne kroki do jego osiągnięcia. Ważne, by nie było ich więcej niż 10, bo wtedy sama ich ilość może być zniechęcająca. Duże znaczenie ma także łatwość zrealizowania poszczególnych etapów. Pierwszy krok musi być możliwy do osiągnięcia w ciągu miesiąca, gdyż jego ukończenie daje motywacje do dalszej pracy. Kolejne powinny zostać ustalone w równomiernych modułach, gdyż systematyczność ułatwia długoterminową egzekucję planu.
Harmonogram
Kiedy wiemy już jakie kroki musimy wykonać, należy jakoś je w komponować w nasze codzienne życie. Najlepiej sporządzić listę czynności, które musimy zrobić w danym okresie. Najbardziej efektywnym sposobem jest posługiwanie się przedziałem tygodniowym ze względu na powtarzalność cyklu. Zwykle poszczególne zadania wykonujemy w jakimś rytmie (np. praca od poniedziałku do piątku). Okres 7 dni jest dobrym punktem wyjścia do przeniesienia na cały miesiąc, kwartał czy rok. Przy próbie ułożenia listy zadań od razu na cały miesiąc łatwo jest pominąć poszczególne czynności, na które potem możemy nie mieć już czasu.
W przedziale tygodniowym wypisz rzeczy, które robiłeś w ciągu ostatniego miesiąca. Pogrupuj je w matrycy zarządzania czasem – kwadracie Eisenhowera, zgodnie z poniższym wzorem.
Zastanów się, które można całkowicie porzucić, a które są niezbędne,
ale można je inaczej zorganizować. Zamiast codziennie jeździć do sklepu zaplanuj posiłki na cały tydzień i zrób jedne, duże zakupy. Zrezygnuj też, przynajmniej częściowo „pochłaniaczy czasu” – przeciętny Polak spędza ponad 4 godziny dziennie przed telewizorem i dwie godziny w internecie.
Poszukaj „małych oszczędności”. Zaoszczędzenie 10 minut dziennie daje Ci w skali roku ponad 60 godzin, czyli półtora tygodnia pracy!
Dysponując już zoptymalizowanym harmonogramem, uzupełnij go o czynności konieczne do osiągnięcia swojego celu.
Pamiętaj, żeby zaplanować jest w interwałach. Systematyczność i odstępy pomiędzy kolejnymi krokami to Twoje klucze do sukcesu. Wypracowanie odpowiedniego rytmu pozwoli Ci na przyzwyczajenie organizmu do długotrwałego procesu, jakim jest realizacja własnych zamierzeń. Przerwy pozwolą Ci nie tylko na odpoczynek, ale też na nabranie ochoty na kolejny wysiłek, czy to fizyczny czy umysłowy.
Czas dla Ciebie!
Nie możesz również zapomnieć o SOBIE. Znajdź czas, który spędzisz tak jak lubisz. Jesteś fanem kina – zaplanuj 2 wieczory w tygodniu kiedy obejrzysz jakiś film, ale w pozostałe dni nie włączaj telewizora, ani nie chodź na seanse. Uwielbiasz spotykać się ze znajomymi – rób to ale w określonych dniach. Chęć realizacji nowych postanowień nie oznacza konieczności z Twojego hobby. Musisz jedynie je dobrze zaplanować, aby mieć na nie czas.
Synergia – przyjemne z pożytecznym.
Kolejnym sposobem efektywnego spędzania czasu jest konsolidacja rzeczy, które musimy zrobić z tymi, które robić lubimy. Lubisz słuchać muzyki i musisz nauczyć się francuskiego? Znajdź utwory artystów śpiewających w tym języku i analizując ich utwory poznawaj nowe słówka. Lubisz czytać, a czeka Cię ważna rozmowa o pracę? Poszukaj literatury z tym związanej. Chcesz spędzić czas ze znajomymi, a akurat dziś wypada dzień treningu do maratonu? Zaproś znajomych do wspólnego biegania. Nie ważne jakie masz pasje i co chcesz osiągnąć, zawsze istnieje możliwość, aby to zharmonizować.
Dyferencjacja obowiązków.
Często zdarza się, że jednego dnia musisz wykonać kilka czynności, których nie można ze sobą połączyć. W ciągu całego dnia ciężko utrzymać stan pełnego skupienia, a nie ma też zbytnio czasu na relaks. W celu utrzymania koncentracji rób co jakiś czas minimum pół godzinne przerwy w tym co akurat robisz i zajmij się innym zadaniem, które musisz dziś wykonać. Przełam dwugodzinną naukę do egzaminu i posprzątaj mieszkanie. Zostajesz do późna w pracy? Znajdź godzinę, żeby pójść na basen, a po powrocie skończysz wszystko dużo szybciej niż gdybyś siedział nad projektem 10 godzin bez przerwy.
Aktywizacja martwego czasu.
Codziennie mnóstwo czasu marnujemy na dojazdy, oczekiwanie na wizytę czy w stojąc w kolejce. Wykorzystaj ten czas! Miej zawsze pod ręką książkę czy tablet i poświęć ten czas do pracy na sobą. Zamiast przeglądać Facebooka albo dzwonić do znajomych wykorzystaj ten moment do osiągnięcia swojego celu.
Co zrobić kiedy mamy trudności z organizacją naszego czasu?
Niektórzy z nas, choć wychowani w tym samym kręgu cywilizacyjnym, mają jednak zupełnie inne postrzeganie czasu. Ich linia czasu skupia się na tym co dzieje się tu i teraz, traktując przeszłość i przyszłość jedynie jako punkty „za” lub „przed” nimi. Osoby te często mają problem z punktualnością, a często wręcz nie pojawiają się na umówionych spotkaniach. Zwykle po prostu są zbyt pochłonięci tym, co właśnie ma miejsce i „nie widzą” zdarzeń, które dopiero mają nadejść. Osoby takie muszą nauczyć się dostrzegać, które dzieją się poza daną chwilą.
Świadomość własnego postrzegania czasu jest najważniejszym elementem budowy prawidłowego zarządzania czasem, a w konsekwencji osiągnięcia zamierzonego celu. Niezależnie od tego jaki typ zegara wewnętrznego posiadamy, możliwe jest zorganizowanie naszego dnia w efektywny sposób.
Pomoc w zrozumieniu własnej linii czasu, świadomym rozwijaniu niedoskonałości i w efektywnym zarządzaniu czasem można znaleźć podczas terapii.